La realizzazione di una area unica dei pagamenti consente quindi ai cittadini europei di poter effettuare pagamenti in euro a favore di beneficiari situati in qualsiasi paese della SEPA con la stessa facilità e sicurezza su cui si può contare nel proprio contesto nazionale.
La SEPA include 32 Paesi: 17 paesi della UE che utilizzano l'euro come loro valuta (Italia, Germania, Francia, Spagna, Portogallo, Grecia, Austria, Finlandia, Irlanda, Paesi Bassi, Belgio, Lussemburgo, Slovenia, Cipro, Malta, Estonia e Slovacchia) 10 paesi della UE che utilizzano una valuta diversa dall'euro sul territorio nazionale ma effettuano comunque pagamenti in euro (Regno Unito, Svezia, Danimarca,Lettonia, Lituania, Polonia, Repubblica Ceca, Ungheria, Bulgaria, Romania) altri 5 paesi europei esterni all'UE che utilizzano una valuta diversa dall'euro ma effettuano pagamenti in euro (Islanda, Norvegia, Liechtenstein, Svizzera, Principato di Monaco).
Negli ultimi anni i Paesi europei si sono impegnati nella realizzazione della SEPA, con l'obiettivo di offrire ai cittadini, alle imprese e alle pubbliche amministrazioni la possibilità di effettuare e ricevere pagamenti in euro senza più alcuna differenza tra pagamenti nazionali ed europei. Ciò grazie all'adozione, da parte di tutti i Paesi, di nuovi strumenti di pagamento comuni da utilizzare per disporre operazioni di addebito diretto e di bonifico caratterizzati da un insieme di regole e meccanismi di funzionamento condivisi dalle comunità bancarie di tutti i Paesi aderenti alla SEPA.
I benefici del passaggio agli strumenti condivisi riguardano tutti gli attori coinvolti nella catena del pagamento. Le imprese, in particolare, avranno la possibilità di inviare e ricevere pagamenti in Europa a partire da un unico conto e utilizzando le medesime procedure: la gestione delle attività di tesoreria, specie per i soggetti che operano a livello cross- border, potrà in tal modo essere largamente razionalizzata con conseguenti benefici organizzativi e di costo. L'utilizzo di formati standardizzati a livello europeo permette alle imprese di integrare le procedure utilizzate per i pagamenti con più avanzate procedure aziendali (es. fatturazione elettronica); sarà quindi possibile gestire con maggiore efficienza non solo le disposizioni di incasso e pagamento ma anche la connessa rendicontazione e, con essa, la conciliazione dei flussi contabili e commerciali.
Infine, la possibilità di utilizzare i servizi di qualunque banca aderente alla SEPA innalzerà la cifra concorrenziale del mercato dei pagamenti,stimolando l'avanzamento competitivo della frontiera tecnologica e una spinta al ribasso del prezzo di offerta dei servizi.
A partire dal 1° febbraio 2014 - cosiddetta data di migrazione obbligatoria o anche "end-date" - per effetto del Regolamento UE n. 260/2012 del 14 marzo 2012, sia gli addebiti diretti sia i bonifici nazionali dovranno essere definitivamente sostituiti dagli strumenti di pagamento europei: il SEPA Direct Debit (o addebito SEPA) e il SEPA Credit Transfer (o bonifico SEPA). Altri servizi di pagamento come Ri.Ba., MAV, RAV e i Bollettini bancari e postali - che non trovano una diretta corrispondenza con i servizi di addebito e di bonifico SEPA - potranno invece continuare ad essere utilizzati. Per i servizi di addebito diretto particolari, come il RID finanziario (addebito diretto nazionale utilizzato per pagamenti collegati alla gestione di strumenti finanziari) e il RID a importo fisso (addebito diretto a importo prefissato 1 all'atto del rilascio dell'autorizzazione all'addebito in conto), è previsto un periodo più lungo per il passaggio alla SEPA (entro il 1° febbraio 2016). A differenza della delega RID, il mandato SEPA viene rilasciato dal debitore esclusivamente all'impresa creditrice che - a valere sul mandato firmato dal suo cliente (sia esso un consumatore o un'altra impresa) - avvia la riscossione delle somme dovute attraverso la propria banca.
Con il passaggio all'addebito SEPA, le imprese avranno - rispetto ad oggi - la responsabilità di raccogliere, dematerializzare, conservare ed esibire in caso di contestazioni i mandati di addebito sottoscritti dai clienti debitori, oltre che il compito di gestire in autonomia eventuali variazioni o cancellazioni del mandato richieste dal cliente, che invece oggi sono amministrate grazie al servizio di "Allineamento elettronico archivi" offerto dalle banche. Il Regolamento UE e la normativa italiana prevedono la continuità legale delle deleghe/mandati oggi in essere ai fini dell'utilizzo degli addebiti SEPA. Pertanto le imprese creditrici potranno effettuare disposizioni d'incasso con addebito SEPA a valere su vecchie deleghe RID senza dover procedere a una nuova raccolta dell'autorizzazione all'addebito da parte del cliente debitore.
Per farlo è pero necessario da parte delle aziende:
1. disporre dei codici IBAN riferiti ai conti della propria clientela debitrice facendone richiesta ai propri clienti anche per il tramite delle procedure bancarie messe a disposizione
2. aggiornare i sistemi informativi e la propria contrattualistica in ragione dei nuovi tracciati e formati delle disposizioni d'incasso SEPA
3. informare la propria clientela 30 gg prima circa la migrazione al nuovo strumento di pagamento prima dell'esecuzione degli addebiti SEPA, secondo quanto previsto dalla normativa italiana
4. indicare la coordinata d'azienda RID nel campo del messaggio SEPA che contiene il numero univoco del mandato SEPA
5. adottare un nuovo codice identificativo d'impresa (il Creditor Identifier, valido a livello europeo) al posto del tradizionale codice SIA. Con l'Addebito SEPA l'impresa è tenuta a gestire il mandato ricevuto dal proprio cliente: avrà quindi la responsabilità di conservare, modificare ed eventualmente cancellare i mandati come da indicazioni fornite dal proprio cliente. Il Servizio aggiuntivo SEDA offre funzionalità analoghe a quelle oggi previste per gli addebiti RID dal servizio di "Allineamento elettronico archivi", consentendo anche all'impresa creditrice di delegare alle banche l'attività di raccolta, conservazione, modifica e cancellazione dei mandati come da indicazioni fornite dal proprio cliente debitore.
Grazie al servizio SEDA l'impresa creditrice potrà:
• effettuare l'allineamento dei mandati raccolti con le banche dei debitori, verificando la validità di alcune delle informazioni ivi contenute (ad esempio, l'IBAN) e dei poteri di firma del sottoscrittore;
• attivare addebiti SEPA a valere su mandati sottoscritti dal debitore presso la propria banca; quest'ultima si farà carico di verificare, acquisire e conservare tali mandati;
• ricevere in modalità elettronica le informazioni relative ai mandati sottoscritti dal debitore presso la propria banca;
• gestire le variazioni e le cancellazioni dei mandati SEPA mediante messaggi elettronici con la banca del debitore. Per quanto riguarda il nuovo Bonifico SEPA, il SEPA Credit Transfer, la principale novità riguarda le imprese che li eseguono in forma raggruppata (es. stipendi) per mezzo dei servizi di remote banking messi a disposizione dalla propria banca.
In particolare, le imprese, ad eccezione delle microimprese, dovranno adeguare i propri sistemi informativi per utilizzare i nuovi formati SEPA basati sugli standard internazionali di colloquio ISO 20022 XML.
2 Altra importante novità è che il bonifico avrà nuove informazioni di riconciliazione (c.d. "remittance information") che sono le informazioni relative al pagamento che l'ordinante intende far pervenire al beneficiario avendo ora un campo a dispozione con 140 caratteri. Le informazioni inserite dall'ordinante in tali campi del messaggio elettronico di bonifico vengono fatte pervenire integralmente al beneficiario. Ciò consentirà alle imprese creditrici di raggiungere elevati gradi di automazione nei processi di contabilizzazione degli incassi e un tempestivo aggiornamento dei partitari clienti, con significative riduzioni degli oneri amministrativi e di processo, oltreché dei connessi rischi operativi.