Ma quando dobbiamo spendere due o più documenti insieme, ecco che inizia la caccia al pezzo mancante. Riunire più PDF in un unico documento ci dà la possibilità di fare ordine in questa confusione, e per farlo bastano pochi minuti davanti allo schermo.
Perché conviene avere un unico documento
Una pratica è di solito composta da più documenti, e averli insieme ci permette di essere sempre pronti, soprattutto quando dall'altra parte c'è qualcuno che deve leggerle. Un destinatario che riceve un solo allegato apre, scorre e archivia in un attimo. Uno che ne riceve sei, invece, deve scaricarli a uno a uno, capirne l'ordine e sperare di non perderne per strada.
Gli allegati smarriti sono sempre stati un rischio: nelle caselle con diversi messaggi in arrivo capita spesso che un file venga dimenticato in fondo alla mail o scartato per sbaglio. Con un documento unico questo pericolo sparisce: c'è tutto lì dentro, nell'ordine giusto, pronto da consultare. Anche l'archiviazione ci guadagna, perché ritrovare una singola pratica tra le cartelle diventa molto più facile quando ogni fascicolo occupa un solo file invece di dieci.
Unire PDF online in tre passaggi
Oggi, poi, è ancora più facile fare ordine sui nostri PC, perché con OpenPDF tutto avviene comodamente con pochi click. La prima cosa da fare è aprire lo strumento per unire PDF online e trascinare dentro la finestra tutti i documenti da riunire, oppure selezionandoli dalle cartelle del computer. Il secondo passo è la sistemazione: una volta caricati, i file compaiono in fila e possono essere spostati fino a comporre la sequenza voluta.
E infine non dobbiamo fare altro che confermare tutto, per poi attendere qualche istante e il documento finale è pronto per il download. A quel punto lo salviamo sul dispositivo e lo abbiamo a disposizione per l'invio.
Come decidere l'ordine dei file
La sequenza delle pagine racconta una storia a chi legge, quindi meglio seguire un ordine logico e ragionare per priorità, mettendo davanti ciò che il destinatario cerca per primo.
Per una candidatura, per esempio, il curriculum digitale è il primo documento, seguito dalla lettera di presentazione e poi dai documenti di supporto, come attestati e certificazioni.
Per una pratica burocratica funziona meglio l'ordine cronologico, oppure quello richiesto esplicitamente nel modulo. L'importante è pensarci prima di premere il tasto finale: lo strumento consente di trascinare e riordinare le pagine finché la disposizione convince, e sistemare tutto in questa fase evita di dover rifare il lavoro da capo.
Unire documenti di formati diversi
Oltre ai documenti, possiamo dover unire, per esempio, una foto della carta d'identità scattata con il telefono, una scansione firmata, un modulo compilato al computer. In questi casi c'è un passaggio da fare prima dell'unione: ci occorrono in formato PDF.
Le immagini in JPG o PNG vanno convertite, così da entrare nel documento come pagine vere e proprie invece che come file estranei. Le scansioni, di solito, sono già in PDF e si aggiungono senza problemi. Attenzione particolare ai file firmati digitalmente: la firma elettronica è delicata, e unirli ad altri documenti rischia di comprometterne la validità legale. Meglio verificare le indicazioni dell'ente destinatario, perché in molti casi il file firmato va spedito separato, intatto.
Peso del file e limiti di invio
Un aspetto che sfugge, finché la mail non torna indietro con un avviso di errore. Ogni casella di posta e ogni portale ha un tetto massimo per gli allegati. Le email si fermano spesso intorno ai 20 o 25 megabyte, e i portali della pubblica amministrazione o delle aziende talvolta scendono anche più in basso, a pochi megabyte per singolo caricamento.
Un PDF, di fatto, è “pesante” quando al suo interno contiene tanti documenti magari ricchi di immagini e scansioni ad alta risoluzione, che possono far lievitare il peso oltre quelle soglie. Quando succede, la mossa giusta è comprimere il PDF dopo averlo unito: così si riduce la dimensione mantenendo il testo leggibile e le pagine privi di difetti evidenti.
Errori frequenti da evitare
Poiché potremmo dover spedire spesso i documenti, è importante fare un check in fase di creazione. Ci sono degli errori da prevenire; il primo è lasciare pagine doppie, magari perché lo stesso documento è stato caricato due volte. Solo un controllo finale può toglierci ogni dubbio.
Un altro aspetto importante è l'orientamento. Mescolare pagine verticali e orizzontali costringe chi legge a girare lo schermo di continuo: meglio uniformare tutto prima di confermare. Come anticipato, ricordiamoci anche di seguire una sequenza per la posizione dei documenti e non usiamo nomi generici: chiamare il file “documento1” o “scansione” complica la vita a chi lo riceve e archivia.
Casi d'uso più comuni
Perché dovremmo considerare di sistemare un po’ il nostro archivio, dopo decenni - per tanti - di vita digitale? Perché, se ci pensiamo, le occasioni in cui un unico PDF torna comodo sono tantissime, e riguardano la vita di tutti i giorni più di quanto si pensi. Le candidature di lavoro, per esempio: raccogliere curriculum, lettera e certificazioni in un solo documento dà subito un'immagine ordinata e professionale a chi seleziona.
Poi ci sono le note spese, dove scontrini e ricevute vanno consegnati insieme e in ordine, e i fascicoli per le pratiche amministrative, dai bonus alle domande di rimborso, che spesso richiedono proprio un file unico. Anche la documentazione per un mutuo, un'iscrizione scolastica o una pratica medica funziona allo stesso modo. E allora, forse, questo piccolo gesto ci toglie parecchi grattacapi alla fine della settimana.
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